bruikleenverzoek

De collectie van het Stedelijk Museum Amsterdam omvat meer dan 90.000 kunstwerken en objecten, variërend van werk op papier, affiches, schilderkunst en beeldhouwkunst tot toegepaste kunst, vormgeving, meubels, ruimtevullende installaties en videokunstwerken.

Het Stedelijk Museum werkt graag mee aan tentoonstellingen van collega-musea en beeldende kunstinstellingen in binnen- en buitenland door middel van het in bruikleen geven van werken uit zijn collectie. De richtlijnen voor het doen van een bruikleenaanvraag en de daarbij gehanteerde voorwaarden staan op deze pagina beschreven.

Het doen van een bruikleenaanvraag

Aanvragen worden in behandeling genomen na het indienen van een schriftelijk verzoek gericht aan de directeur en worden bij voorkeur per email gestuurd aan registrar@stedelijk.nl. Als de aanvraag per post wordt gestuurd graag ter attentie van het Registrar Bureau. 

Een aanvraag dient de volgende informatie te bevatten:

  • de titel van de tentoonstelling
  • begin en-einddata van de tentoonstelling, inclusief alle venues (indien van toepassing)
  • locatie van de tentoonstelling, inclusief alle venues (indien van toepassing)
  • de werken die in bruikleen worden gevraagd: titel, kunstenaar en inventarisnummer (indien bekend)
  • inhoudelijke motivatie voor de aanvraag
  • adres en contactgegevens van de aanvrager en organisator
  • bij een eerste aanvraag bij het Stedelijk Museum: een facility report van alle locaties
  • Mogelijkheid tot immuniteitsverklaring

Aanvraagtermijn

De aanvraagtermijn is 6 maanden. Aanvragen die korter dan 6 maanden voor de openingsdatum van de tentoonstelling worden ingediend worden wel in behandeling genomen, maar de korte termijn kan reden zijn tot afwijzing van de bruikleenaanvraag. Voor de beoordeling van een aanvraag hanteert het Stedelijk Museum een periode van maximaal 2 maanden.

Beoordeling van de aanvraag

Per kalenderjaar worden circa 250 objecten in tijdelijk bruikleen gegeven aan collega-musea en beeldende kunstinstellingen, en hoewel het Stedelijk Museum het belangrijk vindt haar collectie in te zetten bij tentoonstellingen van derden, is het helaas niet mogelijk alle bruikleenaanvragen te honoreren. Door het grote aantal aanvragen en de beschikbare capaciteit van het Stedelijk Museum kan het voorkomen dat een aanvraag wordt afgewezen op basis van de weging en prioritering van de ontvangen aanvragen.

Voor aanvang van piekperiodes in het tentoonstellingsseizoen (lente en herfst) kan het voorkomen dat langer dan 6 maanden van tevoren de capaciteit voor het toekennen van bruiklenen al is bereikt.

Indien er de capaciteit is de bruikleen toe te kennen, wordt iedere aanvraag op zowel inhoudelijke gronden als vanuit overwegingen op het gebied van preventieve conservering beoordeeld. Zo kan het voorkomen dat de fysieke conditie van een werk het niet toe laat te reizen, of dat de omstandigheden of duur van de tentoonstelling niet geschikt zijn voor de aangevraagde werken. Daarnaast zijn er uiteraard nog andere praktische overwegingen, zoals bijvoorbeeld de beschikbaarheid van het werk. Het gevraagde werk kan op zaal hangen of al elders zijn toegezegd.

Voorwaarden en kosten

Aan het in bruikleen geven van werken zijn voorwaarden en kosten verbonden. De belangrijkste voorwaarden staan hieronder beschreven:

  • Alle kosten gerelateerd aan het bruikleen, omvattend maar niet beperkt tot kosten voor transport, koeriers, verzekering, verpakking en inpakken, eventuele conservering en restauratiewerkzaamheden, conditiecontroles, inlijsten, fotografie en reproductiemateriaal, worden betaald door de bruikleennemer.
  • De wijze van verpakken wordt te allen tijde door het Stedelijk Museum Amsterdam bepaald.
  • Het transport en verblijf van het bruikleen zal in principe door het Stedelijk Museum Amsterdam worden verzekerd, voor rekening van de bruikleennemer.
  • De keuze voor een transporteur zal ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan het Registrar Bureau van het Stedelijk Museum. Het Stedelijk Museum heeft het recht een transporteur voor te schrijven.
  • Specifieke voorwaarden op gebied van preventieve conservering worden bij de toezegging van het bruikleen opgegeven.
  • Een garantverklaring voor immuniteit tegen in beslagname is vereist voor bruiklenen die naar het buitenland reizen.
  • Het Stedelijk Museum gebruikt eigen bruikleenovereenkomsten waarin alle afspraken worden vastgelegd.

Indien een toegezegd bruikleen binnen een maand voor de transportdatum door de vragende instelling wordt geannuleerd wordt een bedrag van € 150,- in rekening gebracht of, indien hoger, de reeds gemaakte kosten.

Loan fee

In enkele gevallen zal er een loan fee worden gevraagd voor bruiklenen aan niet museale instellingen. De hoogte van de fee wordt bepaald door een percentage te nemen van de verzekeringswaarde.

Zoeken in de database

Voor het zoeken van objecten in de collectie van het Stedelijk Museum kunt u gebruik maken van de online database. Hierin is ongeveer meer dan een derde van de collectie te vinden. Door copyright-restricties is het helaas nog niet mogelijk de gehele collectie online raad te plegen. Dit kan echter wel ter plaatse in de bibliotheek van het museum. Voor advies in de keuze van de werken kan er ook een afspraak gemaakt worden met de desbetreffende collectieconservator.

Informatie

Voor algemene informatie over de bruikleenprocedure kunt u mailen naar registrar@stedelijk.nl

Fotomateriaal

Voor het gebruik van fotomateriaal kunt u zich richten tot de medewerker beeldbank: repro@stedelijk.nl